Documents utiles

Publié par Isabelle BUAT

Un petit guide du fonctionnement d'un conseil municipal.

Différences entre Compte-rendu et Procès-verbal :

Le Compte-rendu est le document rédigé par le maire.

Le compte rendu de séance est composé des délibérations intégrales ou en extrait, prises par le conseil municipal. dans les 8 jours suivant la séance, il doit être publié sur le site internet de la commune si elle en a un et doit être affiché à la porte de la mairie, c’est à dire au lieu habituel des publications officielles de la commune, à proximité de la mairie et à l’extérieur pour être accessible à tout moment et à toute personne. Cet affichage, obligatoire, sert à informer les administrés des décisions prises par le conseil municipal. Il constitue le mode de publicité des délibérations, et conditionne, avec la transmission en préfecture, leur caractère exécutoire. Il détermine aussi le point de départ de recours contentieux.

C’est le maire qui prépare ou fait préparer les extraits à afficher, et en assume la responsabilité, de la rédaction à l’affichage. Ces extraits constituent les points essentiels du PV de la séance mais rien ne s’oppose, notamment par facilité ou pragmatisme, de se contenter d’afficher la copie du PV de séance dans son intégralité. La rédaction du compte-rendu doit être telle que les administrés puissent saisir le sens et la portée réelle des délibérations prises, notamment pour examiner si ces délibérations sont susceptibles ou non de faire grief. Les noms des conseillers ayant pris part aux délibérations doivent également être mentionnés, afin de permettre de vérifier si des conseillers municipaux intéressés ont pris part au vote. Aucun compte rendu ne doit être affiché comportant des mentions injurieuses, diffamatoires ou grossières ; il en va de la responsabilité, personnelle, du maire de les soustraire du compte rendu.

Le procès-verbal de séance :

Le déroulement des séances – c’est-à-dire les décisions prises et les conditions dans lesquelles elles l’ont été – est relaté dans un document écrit : le procès-verbal de séance, rédigé en cours de séance. Celui-ci contient tous les faits constitutifs de la séance. Le secrétaire de séance a pour mission de rédiger ce procès-verbal, assisté éventuellement de ses auxiliaires. Il n’est pas dans le rôle du maire de rédiger ce PV. Aussi, le maire, dans l’hypothèse où il estime la rédaction incorrecte, ne peut de lui-même la modifier, et ce même si le règlement intérieur l’y autorise. Il doit soumettre sa demande de modification du PV aux conseillers présents lors de la séance concernée. Ces réserves faites, il est vrai qu’en pratique, fréquemment, ce sont le maire et le secrétaire de séance qui rédigent ensemble le procès-verbal, ou tout au moins le maire y collabore largement. Il n’y a pas de règle de présentation matérielle des PV de séance. Du fait de leur caractère essentiel et de leur rôle de preuve, il est recommandé qu’ils prennent la forme d’un écrit signé par le secrétaire de séance et conservé aux archives de la mairie. Le conseil municipal est en capacité, par délibération, dans son règlement intérieur, de préciser les modalités de rédaction des PV de séance, en tenant compte de ces quelques conseils de rédaction : - Rédiger dans un style sobre et précis - Faire un résumé sincère de la discussion intervenue et de la décision prise - Éviter toute mention inutile notamment dans le préambule et l’exposé des motifs. Le principe général guidant la rédaction du PV est le suivant : « les conseils municipaux sont maîtres de la rédaction de leurs procès-verbaux ». A ce titre, le conseil municipal doit établir l’ensemble des faits qui ont constitué la séance. L’absence de formalisme ne doit pas être un encouragement à rédiger des PV volontairement succincts. La liberté donnée au conseil municipal d’établir le PV comme il l’entend connaît une limite tenant à l’absence ou l’insuffisance des mentions concernant la procédure des séances (preuve des débats, des votes, restitution des décisions…). En pratique certaines mentions vont être essentielles afin que le procès-verbal joue pleinement son rôle : - le jour et l’heure de la séance. - le nom du président de séance; - les conseillers présents et représentés ou toute autre mention permettant de vérifier si le quorum est atteint ; - l’ordre du jour ; - les affaires débattues et les opinions exprimées. Cependant, rien n’oblige le conseil à mentionner l’analyse des observations de ses membres (JOAN, 29 février 1988). Il est cependant préférable de faire état des discussions puisque la validité d’une délibération tient à l’existence d’un débat. De plus, l’information du public n’en sera que d’autant mieux assurée. - Les décisions prises. Cette mention n’est pas obligatoire d’un point de vue juridique mais, sans elle, la transcription au registre des délibérations et la transmission au préfet deviennent impossibles. - La désignation du vote des conseillers en cas de scrutin public ; - Les motifs pour lesquels des conseillers municipaux n’auraient pas donné leur signature.

Les conseillers présents à la séance exercent un contrôle sur la rédaction du PV par leur signature ultérieure du registre des délibérations. Ils peuvent exprimer leur désaccord sur la rédaction proposée en refusant de signer. Ce refus, et sa cause, doivent impérativement être mentionnés sur le registre des délibérations (article L.2121-23 du CGCT). Cette mention ne peut toutefois pas être assortie de commentaires récusant le contenu du procès-verbal établi sous le contrôle du conseil municipal. Il peut donc y avoir intérêt, selon les circonstances locales, à soumettre le PV à l’état de projet aux conseillers, à recueillir leurs observations et à en tenir compte éventuellement dans la rédaction définitive.

Un second conseil de prudence est de demander aux conseillers de signer le procès-verbal définitif avant de retranscrire les délibérations qu’il rapporte sur le registre des délibérations. Les mentions portées au PV font loi par elles-mêmes, et sont, en principe, tenues pour exactes. Le PV fait foi jusqu’à preuve du contraire.

 

Enfin, voici la position du ministère de l’intérieur publiée au journal officiel :

Question écrite n° 01623 de M. Jean Louis Masson (Moselle - NI)

publiée dans le JO Sénat du 23/08/2012 - page 1862

Sa question écrite du 8 mars 2012 n'ayant pas obtenu de réponse sous la précédente législature, M. Jean Louis Masson demande à M. le ministre de l'intérieur de lui indiquer quelle est la différence, à la fois en ce qui concerne la portée juridique et les règles de forme, entre un procès-verbal de conseil municipal et un compte rendu de conseil municipal.



 

Réponse du Ministère de l'intérieur

publiée dans le JO Sénat du 31/10/2013 - page 3166

Procès-verbal et compte rendu du conseil municipal sont des documents distincts au plan juridique et au plan formel. Le procès-verbal a pour objet d'établir et de conserver les faits et décisions des séances du conseil municipal. Il est rédigé par le secrétaire de séance, nommé par le conseil municipal, conformément à l'article L. 2121-15 du code général des collectivités territoriales (CGCT). Il est approuvé par les conseillers municipaux présents à la séance (CE, 10 février 1995, Cne de Coudekerque-Branche) ou mention est faite de la cause qui les a empêchés de signer, en vertu de l'article L. 2121-23 du CGCT. Aucune disposition législative ou réglementaire ne précise les mentions qui doivent être portées obligatoirement aux procès-verbaux. La grande souplesse laissée par la loi aux conseils municipaux pour l'établissement des procès-verbaux de leurs séances a été reconnue par le Conseil d'État, qui a considéré que « sous réserve de la mention des motifs pour lesquels des conseillers municipaux n'auraient pas donné leur signature », conformément aux dispositions de l'article L. 2121-23 du CGCT, « les conseils municipaux sont maîtres de la rédaction de leurs procès-verbaux » (CE, 3 mars 1905, Sieur Papot). Ceci explique les disparités qui peuvent être constatées entre communes en ce qui concerne le contenu des documents retraçant les délibérations des conseils municipaux. Dans le silence de la loi, et pour limiter les éventuelles contestations, le procès-verbal doit cependant contenir les éléments nécessaires tant à l'information du public qu'à celle du préfet chargé du contrôle de légalité sur les décisions prises par le conseil municipal, voire à l'examen par le juge administratif en cas de contestation. Enfin, en application de l'article L. 2121-26 du CGCT, la communication peut en être demandée par toute personne physique ou morale. Le procès-verbal ne constitue pas, en revanche, une mesure de publicité des délibérations.

Le compte rendu de la séance est, en application de l'article L. 2121-25 du CGCT, affiché sous huit jours. Il appartient au maire de préparer ce compte rendu et il a la responsabilité de faire procéder à son affichage à la porte de la mairie. Ce compte rendu plus succinct retrace les décisions prises par le conseil municipal sur les affaires inscrites à l'ordre du jour, sans détailler les débats. Les noms des conseillers ayant pris part aux délibérations peuvent être mentionnés, afin de vérifier le respect des dispositions de l'article L. 2131-11 du CGCT visant à interdire la participation aux délibérations des conseillers personnellement intéressés à l'affaire qui en fait l'objet. Principalement destiné à informer le public des décisions prises par le conseil municipal, cet affichage constitue aussi une formalité de publicité, nécessaire au déclenchement des délais de recours contentieux à l'encontre des délibérations.

En pratique, cette distinction n'est toutefois pas toujours respectée. Le Conseil d'État a ainsi admis que la transcription des délibérations pouvait être faite sur un document unique, communicable à toute personne en vertu de l'article L. 2121-26 du CGCT : « Si n'ont été communiqués que les comptes rendus des séances du conseil municipal, et non les procès-verbaux demandés par la requérante, il ressort des pièces du dossier que ces comptes rendus tenaient lieu, au sein du conseil municipal, de procès-verbal » (CE, 5 décembre 2007, Cne de Forcalqueiret). Il n'y aurait donc pas d'illégalité à ce que le même texte tienne lieu à la fois de compte rendu et de procès-verbal, dès lors que les décisions sont présentées de façon claire et que le document permet de répondre aux différents objectifs impartis.

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